تبلیغات
فناوری اطلاعات و ارتباطات - طراحی بانک اطلاعاتی(Database) در Ms Access
طراحی بانک اطلاعاتی(Database) در Ms Access
یکشنبه 7 خرداد 1391
نوشته شده توسط مهدی ممیزی در ساعت 11:12 ق.ظ.


نکاتی درباره طراحی بانک اطلاعاتی(Database) در Ms Access


مراحل زیر باید در طراحی بانک اطلاعاتی طی شوند :

الف- تعیین هدف بانک اطلاعاتی .

ب- تعیین فیلدهای مورد نظر در بانک اطلاعاتی .

ج- تعیین جدول های مورد نیاز در بانک اطلاعاتی .

د- مشخص نمودن اینکه هر فیلد به کدام جدول تعلق دارد.

هـ- شناسائی فیلد یا فیلدهای با مقادیر یگانه (Unique) در هر رکورد .

و- تعیین ارتباط بین جدول ها .

ز- پالایش طراحی .

ح- وارد کردن داده (data) و ایجاد دیگر اشیاء (Objects) بانک اطلاعاتی .

ط- استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل Access .

الف: تعیین هدف بانک اطلاعاتی

- مصاحبه با کسانی که از این بانک اطلاعاتی استفاده می کنند بحث درباره سوالاتی که این بانک اطلاعاتی به آن جواب می دهد .

- ترسیم گزارشاتی که می خواهید این بانک اطلاعاتی فراهم کند .

- جمع آوری فرم هایی که برای ضبط ( record) داده خود استفاده کرده اید .

- مشخص کردن اینکه چه فاکت هایی نیاز به ذخیره شدن در بانک اطلاعاتی داشته و هر فاکت به چه موضوعی تعلق دارد . این فاکت ها نمایانگر فیلدها ( ستون ها ) در بانک اطلاعاتی هستند و موضوعات این فاکت ها در رابطه با جدول ها را نشان می دهند .

 

ب: تعیین فیلد های مورد نیاز در بانک اطلاعاتی

- هر فیلد عبارتست از یک فاکت در مورد موضوعی خاص . مثلا ممکن است فاکت های زیر در مورد مشتریان : نام شرکت ، آدرس ، شهر ، استان و شماره تلفن ذخیره شوند .باید برای هر کدام از این فاکت ها فیلد جداگانه ای ساخته شود . پس از مشخص نمودن فیلدهای مورد نیاز اصول طراحی ذیل باید به خاطر سپرده شوند:

- همه اطلاعات مورد نیاز لحاظ شوند .

- اطلاعات در کوچکترین قسمت های منطقی ذخیره شوند . مثلا نام کارکنان اغلب به دو فیلد تقسیم می شود: نام و نام خانوادگی . بنابراین مرتب کردن (Sort) داده بر حسب نام خانوادگی آسان است .

- برای داده هایی که شامل لیستهایی است که از آیتم های متعدد تشکیل شده است فیلدی ایجاد نشود . مثلا در جدول تولید کنندگان (Suppliers) اگر فیلد محصولات را که شامل فهرستی از هر محصول باشد که از تولید کننده دریافت شده با علامت ، از هم جدا شوند ، یافتن تولید کنندگانی که فقط محصول خاصی را تولید می کنند بسیار مشکل است .

- داده های محاصباتی که نتیجه یک عبارت است نباید به کار برده شوند . مثلا اگر فیلد قیمت واحد و فیلد تعداد را داشته باشیم از ایجاد فیلد اضافی که این دو مقدار را در هم جذب می کند خودداری می کنیم.

- فیلد های مشابه نباید ایجاد شوند . مثلا در جدول تولیدکنندگان اگر فیلدهای محصول الف ، محصول ب و محصول 3 ایجاد شوند ، پیدا کردن همه تولیدکنندگانی که محصولی خاص را تولید می کنند بسیار دشوار است و در صورتی که تولیدکننده ای بیش از یک محصول تولید کند مجبور به تغییر دادن طراحی بانک اطلاعاتی خود خواهیم بود . در حالیکه به جای اینکه آن فیلد در جدول تولید کنندگان قرار گیرد ، در جدول محصولات قرار گیرد تنها به یک فیلد نیاز است .

 

ج: تعیین جدول های مورد نیاز در بانک اطلاعاتی

هر جدول باید شامل اطلاعاتی در مورد یک موضوع باشد . فهرست فیلدها ، کلیدهای جداول مورد نیاز را فراهم می کند . مثلا موضوع فیلد تاریخ استخدام ، کارمند employee است و به جدول کارمندان Employees)) تعلق دارد .

 

د: مشخص نمودن اینکه هر فیلد به کدام جدول تعلق دارد .

پس از معین کردن اینکه هر فیلد به کدام جدول تعلق دارد اصول زیر را به خاطر بسپارید :

- فیلدی را که نتیجه آن در رکورد های متعدد یک جدول نمایش داده می شود به آن اضافه نشود . در غیر این صورت مقادیر زیادی اطلاعات مضاعف خواهیم داشت و احتمالا این فیلد در جدول اشتباه وارد خواهد شد .

مثلا اگر فیلد شامل آدرس مشتریان را در جدول سفارشات (Order) قرار دهید این اطلاعات در بیش از یک رکورد تکرار خواهد شد . زیرا این مشتری می تواند بیش از یک سفارش داشته باشد . اما اگر فیلد آدرس را در جدول مشتریان (Customers) قرار دهید فقط یک بار ظاهر خواهد شد .

هنگامی که هر قطعه از اطلاعات تنها یک بار ذخیره شوند ، آنرا در محلی بروز (Update) می کنیم و با این کار از مضاعف شدن مقادیر که شامل اطلاعات مختلف هستند جلوگیری می کنیم .

 

هـ - شناسائی فیلد یا فیلدهای با مقادیر یگانه (Unique) در هر رکورد

برای اینکه ms Access به اطلاعات ذخیره شده در جدول های مختلف متصل شود ( مثل اتصال به مشتری با کلیه سفارشات او ) هر جدول در بانک اطلاعاتی باید شامل یک فیلد یا مجموعه ای از فیلد ها باشد که بطور یگانه هر رکورد منحصر به فرد در جدول را شناسائی کند . چنین فیلدی یا مجموعه ای از فیلدهای کلید اصلی (Primary Key) نامیده می شوند .

 

و- تعیین ارتباط بین جدول ها

پس از تقسیم اطلاعات به جدول ها و فیلدهای کلید اصلی معین نیاز است که MS Access گفته شود که چگونه اطلاعات مربوط به هم را با راه های معنی دار دوباره گرد آوری کند . برای انجام این کار ارتباط های (relationships)1 بین  جدول ها را تعریف می کنیم . مشاهده ارتباطها در یک بانک اطلاعاتی با طراحی خوب مثل Northwind مفید خواهد بود .

 

ز: پالایش طراحی

پس از طراحی جدول ها ، فیلدها و ارتباط های مورد نیاز ، هنگام مطالعه طراحی ، یافتن اشکالات باقی مانده مهم است . تغییر طراحی بانک اطلاعاتی در این مرحله آسان تر است . اما پس از پر کردن جدول ها با داده ها این کار دشوار خواهد بود .

برای ایجاد جدول ها ارتباط های مشخص بین جدول ها و وارد کردن داده های نمونه در جدول ها از Ms Access استفاده می شود و به این ترتیب می توان طراحی خود را آزمایش کرد .

برای آزمایش ارتباط ها در بانک اطلاعاتی ، باید دید که آیا می توان پرس و جوهایی (Query) را برای گرفتن جواب مطلوب ایجاد کرد . از فرم ها و گزارشات خود پیش نویس تهیه کرده ملاحظه می کنیم که آیا داده های مورد نظر را نمایش می دهند یا خیر .مضاعف شدن های غیر ضروری را یافته و حذف می کنیم .

 

 

1- ارتباط ها عبارتند از همکاری که بین فیلدهای مشترک ( ستون ها ) در دو جهت برقرار می شود . ارتباط می تواند یک به یک یا یک به چند و یا چند به چند باشد

ح: وارد کردن داده (data) و ایجاد دیگر اشیاء (Objects) بانک اطلاعاتی

 وقتی از ساختار جدول طراحی شده با اصول ذکر شده رضایت حاصل شد موقع اضافه کردن داده های موجود به جدول است . سپس می توان اشیاء دیگر بانک اطلاعاتی را ایجاد کرده یعنی پرس و جو Query))1 ، فرم 2(Form) ، گزارش (Report)3 ، صفحات Data access4 ، ماکرو (Macro)5 ، ماژول (Madule)6 ایجاد شوند .

 

ط: استفاده از ابزار تجزیه و تحلیل (Analyze) در Ms Access

Access شامل دو ابزار است که می توان برای پالایش طراحی یک بانک اطلاعاتی از آن استفاده کرد .

- تجزیه و تحلیل کننده جدول (Table Analyzer) قادر است طراحی جدول را در یک زمان تجزیه و تحلیل کرده و ساختار جدول جدید و ارتباط های ۀن را در صورت مناسب بودن طراحی کند و نیز جدولی را به جدول های دارای ارتباط جدید تقسیم کند .

- تجزیه و تحلیل کننده اجرا (Performance Analyzer) قادر است تا کل بانک اطلاعاتی را تجزیه و تحلیل کرده و توصیه ها و پیشنهاداتی برای بهبود آن ارائه دهد و نیز قادر است تا این توصیه ها و پیشنهادها را اجرا کند .

 

 1- پرس و جو (Query) : عبارتست از سوالی درباره داده ذخیره شده در جدول ها و یا درخواستی برای انجام عملی بر روی داده هاست و می تواند داده را از جدول های متعدد گردآوری کرده و به عنوان منبع داده برای یک فرم ، گزارش و یا صفحه Data access به کار رود .

2- فرم(Form): شیء بانک اطلاعاتی Access است که کنترل ها در آن قرار می گیرند تا کاری انجام یابد و یا داده ها در فیلد ها نمایش داده شده و ویرایش شوند.

3- گزارش (Report) : شیء است که اطلاعات فرمت شده و سازمان دهی شده مطابق با ویژگی های مورد نظر را چاپ می کند. مانند خلاصه فروش و یا فهرست شماره تلفن ها و برچسب های نامه نگاری .

4- صفحات Data access : صفحه وبی است که توسط Access انتشار یافته و با بانک اطلاعاتی ارتباط دارد

5- ماکرو (Macro)  : عمل یا مجموعه ای از اعمال که می توان برای وظائف خودکار استفاده کرد

6- ماژول (Madule) : مجموعه ای از اعلان ها ، عبارات و رویه هایی هستند که به عنوان یک واحد نام گذاری شده و در کنار هم ذخیره شدند

منبع: http://saraomidvar.mihanblog.com/post/437